Emprendedores Visionarios 1: Domina tu tiempo
Estrategias para una gestión eficiente y productiva
¡Hola "Emprendedor Visionario"!
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¿Alguna vez te has preguntado cómo algunas personas tienen tiempo tanto para el ocio como para alcanzar todas las metas profesionales que se han propuesto, mientras que otros luchan por mantenerse al día con sus responsabilidades? La clave radica en una gestión eficaz del tiempo que dedicamos a cada tarea, tanto en el plano profesional como en el personal. Y es que, en un mundo donde el tiempo es uno de los recursos más valiosos y limitados que hay, aprender a administrarlo es algo imprescindible.
La gestión del tiempo es una habilidad que está estrechamente relacionada con nuestro éxito y bienestar, pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de “gestión del tiempo”? Se trata de una práctica que consiste en administrar tanto las tareas como su duración de manera consciente e intentando que sea lo más eficiente posible, para poder ordenar nuestras prioridades e incluso optimizar la productividad. Además, es una de las herramientas que mejor ayuda a prevenir el famoso “burnout”, también conocido como “estar quemado por el trabajo".
A lo largo de este post te mostraremos una serie de estrategias para ayudarte a adentrarte en los entresijos sobre cómo gestionar tu tiempo de manera que no llegues a padecer ese tan temido “burnout” o, que si ya has llegado a ese punto, seas capaz de organizarte y poder dejarlo atrás. Estas estrategias pueden utilizarse de manera separada, o conjunta, dependiendo del tipo de organización que cada uno necesite.
Método “Getting things done”
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Es un método inventado por David Allen a principios de los 2000, en el que defiende que el primer paso para realizar un buen trabajo es liberar a tu mente de información innecesaria. ¿Cómo? Escribiendo todo lo que necesitas hacer para poder concentrarte luego en cómo hacerlo y no tener que estar pensando todo el rato si se te ha olvidado algo o no.
Este método puede dividirse en 5 pasos muy sencillos:
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1. Recopilar: Recopila todo lo que se te ocurra que necesitas hacer en un mismo sitio, como si fuese la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Tienes que escribir incluso tus ideas sobre cómo hacer las tareas pendientes, los eventos que tengas, las cosas que te apetezca hacer esa semana, etc. Todo lo que esté ocupando espacio innecesario en tu cerebro. Y que no te parezca que son demasiadas cosas, o demasiado pocas, simplemente escríbelo todo, ya lo ordenaremos más adelante.
Puede parecer un paso un poco caótico, porque lo es. Se trata de un “brainstorming” de todo lo que tienes pululando por tu cabeza y te está ocupando espacio innecesario que podrías estar dedicándole a otros apartados más importantes. Es recomendable utilizar alguna aplicación, porque será más fácil añadir y ordenar todas las entradas que tengas, pero no es esencial.
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2. Procesar: En este paso se procesa todo lo que has escrito en tu bandeja de entrada, ordenándose en acciones claras y concretas para luego poder decidir qué es cada cosa. ¿Puedes delegar la tarea que tienes ahí apuntada? ¿Se trata de un evento que solo has de apuntar? ¿Es una referencia a algún proyecto? ¿La tarea tiene que realizarse antes de una fecha? Organiza cada cosa a tu gusto, pero de la forma más visual que puedas, así te será más fácil ver de una pasada qué cosas necesitan más atención.
3. Organizar: Una vez hayas procesado todos los elementos de tu bandeja de entrada tienes que asignarles un lugar concreto. Se trata de un paso que puede realizarse a la vez que el anterior, pues en cuanto tienes catalogada una de las entradas, puedes organizarla ya en su carpeta o franja de tiempo correspondiente.
Para lograr organizar tu bandeja de entrada te recomendamos una clasificación que combine proyectos y etiquetas, pues va a haber tareas que no pertenezcan a ningún proyecto en concreto, como ir a algún museo, o responder un correo, pero que deben realizarse igualmente. Esos puedes meterlos en una etiqueta de “eventos”, por ejemplo, o cualquier otra cosa que a ti te funcione.
4. Revisar: Repasa tu trabajo y actualízalo con toda la frecuencia que necesites, pero nunca menos de semanalmente. En este paso deberías de ser capaz de poder responder siempre a esta pregunta: ¿Qué debería estar haciendo ahora mismo?
5. Ejecutar: De nada nos va a servir todo ese trabajo que ya llevamos hecho si no somos capaces de llevarlo a cabo, así que aquí debemos decidir qué tareas vamos a realizar primero. Para ello, recomendamos seguir cuatro criterios:
- Contexto.
- Tiempo disponible.
- Energía disponible.
- Prioridad.
Trabaja en las cosas importantes y en tus tareas pendientes.
Timeboxing
Estrategia orientada hacia los objetivos, donde has de crearte “timeboxes” o “bloques de tiempo” que contengan objetivos claros que han de alcanzarse, sin necesidad de fijar un periodo de tiempo para cada uno. Es una estrategia bastante efectiva si no tienes del todo claro cuánto tiempo te va a llevar cada cosa pero necesitas terminar con tu lista de pendientes.
¿Alguna vez has oído la frase de “divide y vencerás”? Esta técnica se basa un poco en eso, permitiéndote dividir las tareas grandes o que te parezcan más tediosas en secciones más pequeñas, para así ser más consciente de los pasos que has de seguir para conseguir tus objetivos. Cada tarea debe de tener su propio bloque, y has de completarla en un periodo de tiempo razonable, aunque no tiene por qué ser el mismo para todas. ¡Y no te olvides de añadir descansos a tus bloques! Son igual de importantes que las horas de trabajo, pues un cerebro descansado es mucho más productivo.
Time blocking
Esta técnica es similar a la anterior, con la pequeña diferencia de que en vez de programar las tareas por bloques de cosas que debes hacer, vas a dividir tu calendario en secciones de tiempo, programando así tu día a día en términos de tiempo, en lugar de tareas pendientes.
Piensa en ello como un horario escolar. En ellos la jornada se divide en bloques de tiempo iguales, cada uno dedicado a una asignatura diferente, sin olvidarnos de un tiempo de descanso entre ellas para que nuestro cerebro pueda desconectar un poco del aprendizaje. Pues nuestro día a día puede organizarse de la misma manera: creando bloques de tiempo, de una hora cada uno, para enfocarte en tareas determinadas o un grupo de ellas que sean similares entre sí.
Como puedes ver, se trata de un método más enfocado en el “cuándo” que en el “qué”, al contrario que el anterior, que se enfoca en el “qué” en lugar de en el “cuándo”.
Aplicaciones que te pueden ayudar:
En nuestro caso, la herramienta que nos ayuda todos los días a controlar y gestionar de manera eficiente nuestro tiempo es “Evernote”, una aplicación en la que puedes tener notas (clasificarlas y archivarlas como desees, incluir fotografías o capturas de pantalla para completarlas, o con escritura a mano), lista de tareas, calendario (se puede conectar con el de Outlook o el de Google), etc. Todo ello puedes compartirlo con quien quieras, y se actualiza en todos tus terminales (móvil, tablet y PC). Existen también otras herramientas para el control y gestión de tu tiempo, como Notion, Toogl, Trello o Asana.
Esperamos que te haya servido de ayuda para que puedas dar tus primeros pasos en cómo gestionar tu tiempo. ¡Te esperamos en nuestro siguiente post!
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